Você sente que sua organização apenas joga a tecnologia na sua cabeça e faz você descobrir como usá-la de forma produtiva? Seus níveis de estresse estão subindo quando a ferramenta de reembolso de despesas da sua organização mostra mais opções do que você esperaria em uma plataforma de lançamento de foguete? Você sente vontade de organizar um motim no escritório quando lhe dizem para ler o manual de 438 páginas ao entrar em contato com sua equipe de suporte?
Deixe-me apresentar a você um dos ofícios mais subestimados no mundo da tecnologia : adoção do usuário e gerenciamento de mudanças .
Estratégia de adoção do usuário: aproveite ao máximo seus investimentos em tecnologia
Como um dos parceiros da Microsoft premiado com a Especialização Avançada em Adoção e Gerenciamento de Mudanças , nós da Acolad Digital sempre enfatizamos a importância de uma trilha de adoção sólida em qualquer implantação, seja uma intranet , um aplicativo de negócios ou um local de trabalho digital completo . E isso porque novos aplicativos oferecem novas oportunidades para fazer o trabalho diário de maneiras melhores.
No entanto, percebemos que alguns clientes ainda hesitam em investir totalmente na adoção, geralmente com base em ideias antigas sobre o que essa faixa de adoção lhes trará. Então, gostaria de esclarecer alguns equívocos sobre a adoção que vemos voltando regularmente. Aqui vamos nós.
Equívoco nº 1: A adoção do usuário tem tudo a ver com treinamento
Em 7 das 10 solicitações de propostas que recebemos, o módulo ‘adoção do usuário’ é definido como ‘treinamento em sala de aula para usuários finais e administradores’. E isso é uma pena. Porque uma trilha de adoção do usuário deve ser muito mais ampla do que treinamento e focar pelo menos também na identificação e mapeamento dos principais processos de negócios, comunicação sobre a mudança, configuração de uma estrutura de suporte adequada e monitoramento para otimização contínua.
Mas mesmo que nos concentremos exclusivamente na parte de treinamento , aprendemos com a experiência que muitos funcionários – especialmente as gerações mais jovens – evitam o tipo geral de treinamento formal em sala de aula do tipo ‘clique neste botão para fazer aquilo’. Conhecer todos os recursos e funções da ferramenta é uma coisa; saber usar a ferramenta corretamente para fazer seu trabalho de forma produtiva é outra.
Definindo usuários campeões como embaixadores da tecnologia
É por isso que outras técnicas, como a criação de uma comunidade de campeões, são muito mais eficazes.
Campeões são funcionários entusiasmados com a nova tecnologia e que recebem um treinamento aprofundado. Idealmente, os campeões são selecionados para representar todas as unidades no local de trabalho para que possam traduzir os recursos da ferramenta para as necessidades concretas de seus colegas diretos. Eles são suas botas locais no terreno, seus evangelizadores de tecnologia em nível de equipe.
Por causa de sua experiência combinada em processos de negócios e novas tecnologias, os defensores não apenas educam e inspiram colegas, mas também eliminam o potencial uso indevido pela raiz e fornecem feedback contínuo para otimização.
Equívoco nº 2: A adoção do usuário é organizada após o lançamento da tecnologia
Você primeiro executa um lançamento técnico de seu novo ferramental e, em seguida, instrui seus funcionários sobre como usá-lo. Lógico, não?
Bem, não exatamente.
Eu vi aplicativos que foram tão terrivelmente projetados do ponto de vista da experiência do usuário que mesmo o melhor guru de adoção do usuário acharia ouvidos surdos. É por isso que um especialista em adoção do usuário estará idealmente envolvido no mapeamento dos processos de negócios para a nova tecnologia antes do lançamento real. Especialmente em plataformas SaaS modernas, como o Microsoft 365 , essa fase pode realmente fazer ou interromper a adoção.
A expertise do consultor de adoção do usuário consiste então em mesclar perfeitamente as necessidades do usuário em processos concretos com a grande variedade de ferramentas e funcionalidades que a Microsoft oferece. Dessa forma, os usuários obtêm a solução de que precisam, em vez de apenas uma caixa de ferramentas técnicas de que precisam para se encaixar.
Além disso, a comunicação também deve começar no início do processo, explicando o motivo da introdução da nova ferramenta e mostrando seu valor. Nos termos de Prosci Adkar , a comunicação apóia tanto a consciência da necessidade de mudança quanto o desejo de participar dela.
Portanto, em cada faixa de adoção do usuário, garantimos que, muito antes do lançamento real, a comunicação sobre a próxima mudança seja enviada por vários canais e por muitas partes interessadas diferentes.