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os últimos dois anos, o híbrido e o home office se tornaram o padrão para muitos de nós. Hoje em dia, a maioria dos funcionários pode trabalhar onde quiser, com a ajuda da ferramenta que melhor deu suporte a essa nova forma de trabalhar, o Microsoft 365 .
Colaborar por meio do MS Teams, dar suporte à comunicação em toda a empresa usando intranets baseadas em SharePoint e dar suporte à digitalização de processos com PowerApps de baixo código são apenas alguns exemplos de como você pode aumentar a produtividade e a eficiência de seus funcionários.
Mas a introdução do Microsoft 365 em uma organização e a pegada maior que ele possui podem representar um desafio para sua estratégia de gerenciamento de documentos. Sua facilidade de uso estimula os funcionários a gerenciar cada vez mais documentos no Microsoft 365 , às vezes até quebrando as políticas de gerenciamento de documentos que aconselham o gerenciamento em outros repositórios de documentos (herdados).
Em muitas organizações, notamos um cenário de gerenciamento de documentos cada vez mais disperso, com todas as desvantagens que isso traz:
- Os funcionários têm dificuldade em encontrar as informações corretas porque os dados estão espalhados por vários sistemas.
- Os custos são altos, pois vários repositórios de documentos são mantidos em paralelo.
- Políticas de governança e segurança precisam ser configuradas em cada sistema separadamente.
Você pode e deve consolidar?
Inevitavelmente, isso levanta a questão de saber se sua organização pode e deve consolidar em um único repositório. Os benefícios são claros:
- Para TI: reduz a sobrecarga para manter esses aplicativos atualizados e seu desempenho, o que evita que os funcionários tomem novas iniciativas e forneçam novas soluções para a organização.
- Para C-level: reduz o custo de licenças de software e retenção de conhecimento.
- Para os usuários: torna mais fácil e consistente pesquisar e encontrar as informações de que precisam.
No mundo do gerenciamento de informações , o princípio do repositório único como “fonte única da verdade” era muito popular até 10 anos atrás. Mas, na prática, problemas de desempenho e escalabilidade, juntamente com problemas de usabilidade devido a ajustes funcionais ruins, muitas vezes fizeram com que as organizações convivessem com cenários abaixo do ideal de várias plataformas de conteúdo em paralelo.
Hoje em dia, a nuvem pública mudou as regras: a escalabilidade tornou-se um dado adquirido, enquanto a mudança para os serviços de conteúdo mudou os problemas de usabilidade para os recursos de plataformas de baixo código, como a Power Platform. Então, a questão da consolidação volta a aparecer na mesa.
As organizações devem se perguntar se todos os cenários de negócios suportados por 1 ou mais sistemas ECM podem ser migrados para um aplicativo ECM consolidado. Talvez não seja possível consolidar em um único sistema. Nesse caso, a simplificação da paisagem é o objetivo a ser perseguido.
Por que você deve consolidar no SharePoint Online?
Se você optar por consolidar em um único sistema, há vários bons motivos para escolher o SharePoint Online como seu aplicativo de destino.
- O SharePoint Online é como um canivete suíço. Um único sistema pode abranger vários cenários de negócios: comunicação, colaboração, digitalização, automatização, etc.
- Por ser uma plataforma SaaS, fornece acesso fácil a documentos críticos, o que é essencial para produtividade e eficiência ao trabalhar remotamente. Escalabilidade também é um dado.
- A experiência integrada do usuário, tanto no desktop quanto no celular, é um grande trunfo em relação à adoção do usuário e ao gerenciamento de mudanças.
- A segurança é continuamente atualizada. Nenhuma atualização de software é necessária por causa de novos segmentos.
- O SharePoint Online provavelmente já faz parte do seu cenário ECM. Assim, não há necessidade de introduzir um produto completamente novo e o conhecimento do produto já existe dentro da organização.
- A consolidação no SharePoint Online é muito à prova de futuro. Está integrado no M365, no qual a Microsoft está a investir fortemente em termos de funcionalidades e conformidade.
Em muitas organizações, o SharePoint Online é usado principalmente como uma plataforma de colaboração, mas como parte do M365, o SharePoint Online é muito mais. É uma plataforma de serviços de conteúdo que se integra perfeitamente a outros recursos do M365, como uma intranet baseada em SharePoint Online, plataforma de energia para digitalizar seus processos por meio de desenvolvimento de baixo código e serviços de nuvem (Azure) para explorar todo o potencial de migração de dados e modernização de aplicativos. Consolidar e migrar seus documentos e dados para o SharePoint Online não é um objetivo final. É a chave para melhorar a produtividade e a eficiência da sua organização. É a chave para fazer mais com menos.